なぜいつも時間がないのか。忙しい原因と余裕をもつ方法「スラック=余裕」

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ライフハック

いつも仕事に追われて余裕がない。
部屋はちらかってるし、怒られてばかり。
仕事もプライベートも散々。
そんな人いますよね?

かくいうぼくも数ヶ月前までそのような状況でした。

週7日働いて全然余裕がない。
掃除する時間がないので部屋は散々で、
プライベートなんてない。仕事中毒と言われる。

かなりの時間働いているのですが、
蓋を開けてみると大した成果がでていない。
振り返るともっとこうできたな、
ということが今思うとたくさんあります。

でも今は違います。
労働時間は前よりもかなり少ないですが、
それでも以前と同じ、もしくはそれ以上の成果をだせています。
心に余裕ができています。

この記事では多忙で心に余裕がないひとの心理と、
そんな悲惨な状態からの脱却するための方法について書きます。

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いつも時間がないあなたに 〜欠乏の行動経済学〜

今回の話は下記の本を参考図書として書いています。

この本、本当におすすめです。
今回の話のテーマである、「多忙なひと」にもおすすめなのですが、
それ以外でも「借金癖、浪費癖のある人」や、「組織のオペレーションで悩むひと」にもおすすめです。

メンタリストのDaigoさんがおすすめされていることで知りましたが、
良書ですので、当記事と合わせてぜひご一読ください。

原因はスラック(緩み)がないから

結論から言うと、多忙なひとは「緩み」がないのが原因です。

緩みは、余裕や、バッファなどとも言えます。
大事なのはこの緩みを意図的に作ることです。

この緩みのことを前述した書籍の中では、
「スラック」といっています。

たとえば仕事で考えると、
タスクを始業開始から終業までぱつぱつに詰めているとき、
スラックがないといえます。

以前のぼくは酷いもので、
土日までタスクをぎゅうぎゅうに詰めて仕事をしていました。

なにもタスクがない時間、スラックを作ることが重要と著者は言っています。

スラックがないと脳の機能が低下する

このスラック(緩み、余裕)がないと、精神機能の2つ、
「認知能力」、「実行制御力」が低下します。

認知能力

認知能力とは、

人が問題解決、情報保持、論理的推論などを
行なう能力の根底にある心理学的メカニズムだ。
(略)抽象的に考えて推論し、
特定の学習や経験とは無関係に問題を解決する能力である。

実行制御力

実行制御力とは

計画立案、注意、行動の開始と抑制、衝動の制御など、
認知活動をこなす能力に根底にある。
コンピューターの中央処理装置と同じように、
実行制御力は人が正常に活動する能力に不可欠だ。
集中したり、注意を移したり、物事を記憶したり
並行作業を行なったり、自分を監視したりする能力を左右する。

認知能力と実行制御力は多面的で様々な意味合いをもつと筆者は書いています。
引用の中にもありますが、パソコンと同じですよね。
いろんなアプリケーションを開いていると、
PCの処理能力はものすごく落ちます。

人間も同様で、脳の処理できるスペースを限界まで使っていると
処理する能力が落ちてしまうという話です。
これにより仕事の生産性は落ちて、長い時間働いているのに、
成果はそんなにでないということになります。

また認知機能が低下しますので、
ミスが起こりやすくなり、
そのリカバリーでまたタスクが増えるという事態になります。

タスクに追われると目先のことばかりに集中してしまう

またタスクに追われる状態になると、
目先のことばかりに集中しています。

人間は元来、いまあるものにより価値を感じやすいものです。
心理学的には「双曲割引」とか言われています。

忙しいという状態になると、
人間は先のことが見えなくなり、
「重要だが緊急ではないこと」に着手できない状態に陥ります。

別の言い方をすると、
火消しばかりに時間を費やしてしまい、
根本の原因である火元を消せない、
延々と本質的な課題に取り組めないということです。

たとえば目先の単純作業をこなすことばかりに気を取られ、
業務効率化が進まない、みたいな話です。

対策:意図的にスラック(緩み)を作る

いつも忙しくなってしまう原因がわかれば
対策はひとつです。

意図的にスラック(緩み)を作るということです。
まずは自分のいまの状態を把握することが肝心だと思います。

定型的な業務でどれくらいの時間がとられるのか、
メールや同僚とのコミュニケーションでどれくらい時間をとられているか、
ある程度ざっくりでもいいので計算してみましょう。

それをもとに少し先までスケジュールを立ててみましょう。
ここで意図的にスラックを作る、ということが必要になってきます。

要は詰めすぎない、ということです。
この緩みがあることで、処理能力の低下が抑えられます。

スケジュールを立ててみて、
明らかに詰めるしかないときは危険信号。
なにかがおかしいので、
・減らせるタスクがないか
・効率化できるタスクがないか
・誰かに任せられるタスクがないか

を考えてスラックを作れるように計画しましょう。

スラックを作ると想定外の対応もスムーズ

余裕があることで想定外への対応もスムーズになります。

余白を作っておかないと、想定外のトラブルや用事で他の予定が狂ってしまいます。
予定が狂うことで、パフォーマンスの悪化や信頼低下を招き、
悪循環に陥ることになってします。

ただでさえ余裕がないのにそこに余裕を作るなんて無理?
違うのです、緩み、余裕がないことでその状態になってしまっているのです。

スケジュール、スペース、なんでもそうです。
ちょっとした余白を用意しておくことで、
滞りなく物事を進めることが可能になります。

マインドフルネス:スラックを作ることで生産性アップ

脳のぼーっとする時間を作る非常に大事です。
一番ポピュラーな脳の休息は、瞑想ではないでしょうか。
瞑想を定期的に行うことで、
脳を常時稼働から解放することができ、
パフォーマンスを高く維持することができます。

ずっとスマホをいじったりしていると脳が休まりません。
ときには何もしない、という時間が大事なのです。

休憩にスマホをいじる、映画をみる、漫画を見るというのもNGだ。
疲れた、と感じるのであれば何もせずに休むことが必要です。

そうしてあげないと脳が休まりません。
脳を休ませる目的であれば、
・公園にいく
・瞑想
・体を動かす
ことが大事です。

繰り返しですが、デスクワークで、
疲れたからとってスマホを見たりするのは
脳の休息にはなりませんので注意です。

残業をなくすと売上が伸びるは本当だった

ワークライフバランスが叫ばれるようになる中で、
積極的に残業を減らそうとする企業が増えています。

売上があがったという記事がありました。
残業は減ったのに業績アップ その企業はいったい何をやったのか(クローズアップ現代)
https://www.nhk.or.jp/gendai/kiji/102/index.html

ぼくはこの記事を見たとき、
今回紹介した本のことを知らなかったのですが、
ようやく腹落ちしました。

残業が前提になるとスラックがなくなる。
それを解消することで脳の機能が正常になる。
そして生産性が高まったということです。

心に余裕を

人間は退屈を好まない生き物なので、
ハードワークというのはある程度、心が充足されます。
しかし、その心の充足は本当に人生にとって有益なのか。

ぼくはそうではないと思います。

しっかり成果をだし、自分の本当のやりたいことに時間を使い、
仕事以外のことにもたくさん時間を使える。

そういった心の充足のほうが人生で有益なのではないでしょうか。

「スラック(緩み、余裕)を意図的に作る」

これを意識して生活したいものです。

今回の内容は実は借金癖や浪費癖のある人にも
有益な内容です。
また別途、こちらの内容については記載したいと思います。

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